Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen.

Artikel 1.

1. De vereniging "Bridgeclub De Schalm, Westwoud" is opgericht in 1 augustus 1995.

2. Zij wordt in dit Huishoudelijk Reglement aangeduid als “de vereniging”.

3. Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de vereniging.

Artikel 2.

Het verenigingsjaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli daarop volgend.

 

Hoofdstuk 2. Leden.

Artikel 3.

De Vereniging bestaat uit gewone leden, ereleden en leden van verdienste.

Artikel 4.

Alle leden ontvangen op verzoek een digitaal exemplaar van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en het Wedstrijdreglement

Artikel 5.

Ieder aspirant lid dient zich bij het bestuur aan te melden. Het bestuur neemt de beslissing om een aspirant lid wel of niet als lid aan te nemen.

Artikel 6.

Het bestuur kan een grens stellen aan het aantal spelende leden, wanneer de omstandigheden dit eisen. Een desbetreffend besluit dient op de eerstvolgende Algemene Vergadering van leden gemotiveerd voorgelegd te worden.

Artikel 7.

In geval van een wachtlijst beslist de volgorde van aanmelding over de toelating.

Uitgezonderd is hierbij, als een lid binnen de club zonder partner komt te zitten en deze binnen de club geen geschikte partner kan vinden. Dit lid is vrij in zijn keuze en is niet gebonden aan de wachtlijst.

Artikel 8.

Opzegging dient schriftelijk te worden gericht aan de secretaris uiterlijk 4 weken voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar. In geval van overmacht kan door het bestuur hiervan worden afgeweken.

Artikel 9.

1. Ieder lid dient zorgvuldig met het clubmateriaal om te gaan of dit zorgvuldig te beheren en is verantwoordelijk dat de uitgeleende goederen weer op de juiste plaats terugkomen.

2. Ieder lid dient de door zijn toedoen ontstane schade aan het materiaal te vergoeden.

3. Het bestuur kan een bedrag vaststellen voor gebruik van clubmaterialen.

 

Hoofdstuk 3, Bestuur.

Artikel 10.

1. Elk bestuurslid dient eens in de drie jaar af te treden en is terstond herkiesbaar.

2. Het rooster van aftreden van het bestuur is als volgt:

   -eerste jaar: secretaris en een bestuurslid;

   -tweede jaar: penningmeester en een bestuurslid;

   -derde jaar: voorzitter.

   Dit rooster treed in werking bij vaststelling van dit Huishoudelijk Reglement.

3. Bij enkele kandidaatstelling wordt de kandidaat als gekozen beschouwd.

Artikel 11. Omschrijving bestuursfuncties.

1. De voorzitter leidt de vergaderingen en de bijeenkomsten en vertegenwoordigt de vereniging zo daartoe aanleiding bestaat.

2. De secretaris voert namens het bestuur de briefwisseling van de vereniging, houdt een ledenregister bij en notuleert de vergaderingen. Van alle relevante uitgaande stukken bewaart hij een afschrift. Hij beheert het archief en verricht voorts alle werkzaamheden die volgens de bestaande gebruiken aan zijn functie zijn verbonden.

3. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging, doet de uitgaven die door het bestuur zijn goedgekeurd en draagt zorg voor de financiële administratie.

4. Een bestuurslid vertegenwoordigt de technische commissie in het bestuur en is verantwoordelijk voor het beheer van de spelmaterialen.

5. Het overige bestuurslid ondersteunt de andere bestuursleden bij hun werkzaamheden en vervangt hen, waar en wanneer dit nodig of gewenst is.

Artikel 12. Taak van het bestuur.

1. Het bestuur heeft tot taak de belangen van de vereniging te behartigen overeenkomstig de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.

2. Het bestuur is verantwoording schuldig aan de Algemene Vergadering van leden en geeft ten dien aanzien alle door de Algemene Vergadering van leden verlangde inlichtingen.

3. De voorzitter met de secretaris of penningmeester vertegenwoordigen de vereniging in – en buiten rechte.

4. Onder leiding van het bestuur worden de besluiten van de Algemene Vergadering van leden uitgevoerd.

5. Her bestuurslid bedoeld in art. 11 lid 4 draagt zorg voor de uitoefening van de technische commissie.

Artikel 13. Bestuursvergaderingen.

1. Besluiten van deze vergaderingen zijn slechts geldig indien meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

2. Zo vaak de voorzitter of twee bestuursleden dit wenselijk achten, wordt een bestuursvergadering bijeen geroepen.

3. Van alle bestuursvergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris.

4. Alle besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.

 

Hoofdstuk 5. Financieel beleid.

Artikel 15.

1. Het financieel beleid wordt gevoerd door het bestuur.

2. Het financieel beheer wordt gevoerd door de penningmeester.

3. Het bestuur is voor zijn financieel beleid verantwoording schuldig aan de Algemene Vergadering van leden.

4. De penningmeester is – behoudens overmacht – persoonlijk aansprakelijk voor alle financiële middelen welke hij onder zijn beheer heeft.

5. De penningmeester is voor zijn financieel beheer rekening en verantwoording schuldig aan het bestuur.

6. De penningmeester doet slechts uitgaven welke goedgekeurd zijn door het bestuur.

7. Alleen de penningmeester verricht de uitgaven en int de aan de vereniging verschuldigde bedragen.

8. Behalve aan zichzelf voor porti en soortgelijke onkosten doet de penningmeester aan schuldeisers van de vereniging geen betaling dan op grond van overlegging van een behoorlijk bewijsstuk van het verkregen recht van de schuldeiser.

9. Ieder halfjaar maakt de penningmeester een financieel overzicht op en brengt dit ter kennisgeving van alle bestuursleden.

Artikel 16. Contributie.

1. Op de Algemene Vergadering van leden wordt jaarlijks de contributie vastgesteld door de leden.

2. De contributie dient voor 1 oktober betaald te worden.

3. Bij ontzetting uit het lidmaatschap heeft geen teruggave van contributie plaats.

4. Voor inschrijvingen na 1 januari behoeft slecht de helft van de dan geldende contributie over het lopende jaar te worden voldaan.

Artikel 17.

1. Aan het eind van elk verenigingsjaar maakt de penningmeester een financieel verslag. Hij doet dit verslag, namens het bestuur, aan de Algemene Vergadering van leden.

2. Goedkeuring door de Algemene Vergadering van leden van het financieel verslag ontheft het bestuur en de kascommissie van verdere verantwoordelijkheid, behoudens later gebleken valsheid in bewijsstukken.

Artikel 18.

1. Leden van het bestuur en commissies hebben recht op vergoeding van porti- reis- en verblijfskosten in het belang van de vereniging en binnen hun bevoegdheid gemaakt.

2. De vergoeding van reis- en verblijfskosten wordt door het bestuur vastgesteld.

3. Declaraties moeten gespecificeerd en van datum voorzien zijn.

4. Heeft de penningmeester bezwaar tegen een ingediende declaratie en wenst de declarant deze niet te herzien, dan beslist het bestuur over de al of niet uitbetaling.

 

Hoofdstuk 6.

Artikel 19. Kascommissie.

De controle van de kascommissie vind plaats:

1. Wanneer de penningmeester tussentijds ophoudt lid van het bestuur te zijn.

2. Ter goedkeuring van het financieel overzicht over het afgelopen jaar.

3. Zo dikwijls de kascommissie dit verder nodig oordeelt.

 

Hoofdstuk 7. Begroting.

Artikel 20

1. In de Algemene Vergadering van leden legt het bestuur als begroting een raming van de staat van baten en lasten over het lopende verenigingsjaar ter goedkeuring voor. De Algemene Vergadering van leden is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de voorgelegde begroting.

2. In de begroting moet zijn voorzien in het voldoen aan reeds bestaande verplichtingen.

3. Voor een tijdstip na het jaar waarop de laatst goedgekeurde begroting betrekking heeft, gaat het bestuur slechts verplichtingen aan indien, en voor zover het voor de vereniging gebruikelijke verplichtingen betreft, dan wel nadat aan de leden kennis is gegeven van het voornemen tot het aangaan van de verplichting.

4. Het bestuur zal uitgaven die leiden tot ernstige overschrijding van een of meer begrotingsposten niet doen dan nadat aan de leden van het voornemen kennis is gegeven. Ernstige overschrijdingen zijn overschrijdingen die samen meer dan twintig procent bedragen van het begrotingstotaal voor het lopende verenigingsjaar.

5. Wanneer binnen een week na een kennisgeving zoals bedoeld in dit artikel, tenminste een tiende van de leden bezwaar maakt tegen de voorgenomen uitgaven of verplichtingen, dan zullen deze pas mogen worden gedaan respectievelijk worden aangegaan nadat een Algemene Vergadering van leden daaraan goedkeuring heeft verleend.

 

Hoofdstuk 8.

Artikel 21.

Technische Commissie. (T.C.)

1. De T.C. bestaat uit minimaal 2 leden.

2. De T.C. wordt jaarlijks samengesteld door het bestuur. Van deze samenstelling wordt mededeling gedaan op de jaarlijkse Algemene Vergadering van leden.

Artikel 22.

Taak van de T.C.

1. Het organiseren van de verenigingscompetitie en van andere interne en externe wedstrijden.

2. Het zorg dragen voor alle benodigde wedstrijdmaterialen die nodig zijn voor interne en externe wedstrijden.

3. Het zorg dragen voor de wedstrijdleiding van de door de vereniging of met haar medewerking georganiseerde wedstrijden.

4. Het samenstellen van de teams, welke de vereniging afvaardigt. Hiertoe behoort het samenstellen van paren c.q. viertallen en het aangeven van de volgorde daarvan, alsmede het aanwijzen van invallers.

5. Het bijhouden en verwerken van alle uitslagen, welke voor de beoordeling van de speelsterkte van viertallen, paren en individuele spelers van belang worden geacht.

Advisering.

1. De T.C. adviseert het bestuur in alle aangelegenheden betreffende wedstrijdorganisatie en wedstrijdtechniek, voor zover zij daarmee niet krachtens het vorige lid zelf is belast.

2. Beroep tegen een door de T.C. genomen beslissing kan bij het bestuur aangetekend worden. Dit beroep dient schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend.

 

Hoofdstuk 9.

Artikel 23. Privacyreglement/beleid.

Bridgeclub De Schalm, Westwoud heeft de privacy van haar leden hoog in het vaandel staan. Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dient elke vereniging een privacyreglement te hebben. Dit reglement dient ten alle tijden beschikbaar te zijn voor de leden.

 

Hoofdstuk 10.

Slotbepalingen.

Artikel 24.

1. In gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement en / of de Statuten, alsmede de uitleg van de inhoud daarvan, niet voorziet, beslist het bestuur.

2. In geval van verschil van mening tussen bestuur en een lid over de toepassing van de artikelen van de Statuten en / of Reglementen van de vereniging, beslist de Algemene Vergadering van leden.

 

Vaststelling  Huishoudelijk Reglement.

Het Huishoudelijk Reglement is voor het eerst vastgesteld in de Algemene Vergadering van leden van 1 september 2022 te Westwoud.

 

Voorzitter                                                                      Secretaris

T. Leegwater                                                                 C. van de Pouw Kraan